Contact & support

Algemeen

Hoe ziet een evaluatiecyclus er 'normaal' gesproken uit?

De evaluatiecyclus verschilt per bedrijf. Bij de meeste bedrijven vinden er jaarlijks twee gesprekken plaats: het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek. Wij adviseren om de evaluatiecyclus uit te breiden naar drie gesprekken, waarbij elk gesprek een ander doel heeft. Het planningsgesprek voor in het begin van het jaar, specifiek bedoelt voor het vaststellen van concrete doelen/ontwikkelpunten. Vervolgens raden wij een voortgangsgesprek halverwege het jaar aan, om de tussenstand te kunnen meten. Tot slot het ontwikkelgesprek, waarin behaalde scores worden besproken en er gekeken wordt naar de eindstand op het gebied van persoonlijke ontwikkeling van de medewerker.

Wij maken al gebruik van een Performance Cyclus, kunnen de gespreksonderwerpen in Pulse geïntegreerd worden?

Ja. Pulse biedt de mogelijkheid om zelf de frequentie, de gespreksonderwerpen en het type gesprek van het evaluatiemoment en de cyclus te bepalen. Zo kun je jouw bestaande cyclus in Pulse verwerken.

In Pulse kan je als beheerder onderstaande gespreksonderwerpen en -componenten toevoegen aan een evaluatiemoment:

• Competenties (POP-acties)
• Match-competenties (duurzame inzetbaarheid)
• Open gespreksonderwerpen (ambitie, verzuim en opleidingen)
• Kernwaarden (bedrijfswaarden)
• Operationele doelstellingen (op individueel - en functieniveau)
• Eindscore (automatisch voorgestelde eindbeoordeling door een AI-gedreven formule)
• Score manager (waardering leidinggevende)
• Overige bespreekpunten (volledig naar wens in te vullen)

Werkt Pulse in elke browser en op elk device?

Zeker, Pulse werkt op elk device en in elke browser! Wel raden wij Chrome aan voor een optimale gebruikerservaring, daar werken wij tenslotte zelf ook in. 

Voor de medewerker

Hoe weet ik als medewerker waarop ik word beoordeeld?

Als medewerker kun je je functie- of competentieprofiel terugvinden in je persoonlijk dashboard. Hierin staat de functieomschrijving, de competenties die bij jouw huidige functie horen en de gemaakte afspraken uit eerdere evaluatiemomenten. Bovendien kan het zijn dat jouw leidinggevende een Planningsgesprek met je voert. In dat gesprek kunnen bijvoorbeeld expliciet doelen worden gesteld, die tijdens latere gesprekken samen kunnen worden besproken. Voert jouw organisatie nog geen Planningsgesprekken, bespreek dat dan eventueel met je leidinggevende.

Welke competentie-scores kan ik krijgen?

Er zijn vijf scores:

1) Onvoldoende: niet voldaan aan de eisen van de functie en het functioneren moet drastisch verbeteren.

2) Matig: voldaan aan de eisen van de functie, maar op een aantal (belangrijke) punten verbetering gewenst.

3) Voldoende: werk wordt goed gedaan en eventuele afspraken uit het functioneringsgesprek worden nagekomen.

4) Goed: medewerker presteert beter dan vereist, vakkennis is goed op orde en eventuele afspraken uit eerdere evaluatiemomenten en worden prima nagekomen.

5) Zeer goed: medewerker voert taken vakkundig en efficiënt uit en komt eventuele afspraken uit eerdere evaluatiemomenten uitstekend na.

Wat houdt een 90°- gesprek, een eenzijdig evaluatiemoment, in?

Bij een 90°- gesprek, een eenzijdig evaluatiemoment, geeft alleen jouw leidinggevende een oordeel over jouw functioneren, persoonlijke ontwikkeling en doelstellingen; jij beoordeelt jezelf dus niet. Dit gesprek hoeft niet voorbereid te worden in Pulse. Het is wel verstandig dat jullie samen het formulier van te voren bekijken, zodat je precies weet waarop je beoordeeld wordt. Tijdens het gesprek kan via Pulse het formulier ingevuld en besproken worden.

Wat houdt een 180°- gesprek, een tweezijdig evaluatiemoment, in?

Bij een 180°- gesprek, een tweezijdig evaluatiemoment, geeft niet alleen jouw leidinggevende een oordeel over functioneren, persoonlijke ontwikkeling en doelstellingen, maar beoordeelt de medewerker ook zichzelf. Voorafgaand aan het gesprek vullen de leidinggevende én de medewerker via Pulse een evaluatieformulier in. Tijdens het gesprek laat Pulse de overeenkomsten en verschillen in beoordeling zien, waarna die verder kunnen worden besproken.

Wat houdt een planningsgesprek in?

Bij een planningsgesprek, een tweezijdige evaluatiemoment, krijgt niet alleen de leidinggevende de mogelijkheid om de persoonlijke ontwikkeling (POP-acties) vorm te geven en doelstellingen vast te stellen, maar kan de medewerker ook input geven. Voorafgaand aan het gesprek vullen de leidinggevende én de medewerker via Pulse een evaluatieformulier in. Tijdens het gesprek voegt Pulse de (digitale) formulieren samen om de doelstellingen te bevestigen en de persoonlijke ontwikkeling vorm te geven aan de hand van POP-acties, waarna die verder kunnen worden besproken.

Wat wordt bedoeld met POP-acties?

POP-acties zijn de afspraken die tijdens het gesprek worden gemaakt over de verdere ontwikkeling van de medewerker. Denk bijvoorbeeld aan een training of extra begeleiding door een collega. Op het evaluatieformulier kunnen POP-acties worden opgenomen. Alle afspraken samen vormen een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP).

Wat wordt bedoeld met operationele doelstellingen?

Operationele doelstellingen geven concrete doelen aan die met de medewerker zijn afgesproken. Bijvoorbeeld het afronden van een bepaalde taak of het verhogen van de productie. Gedurende het jaar wordt gekeken of dit doel wordt gehaald en in het volgende gesprek worden de resultaten besproken en worden eventueel nieuwe doelen gesteld.

Het evaluatieformulier biedt bij elke vraag ook ruimte voor opmerkingen. Wat kan ik daar kwijt?

Met opmerkingen kun je nuances aanbrengen op de vragen of afspraken vastleggen die niet in het Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP) horen. Na het gesprek genereert Pulse automatisch een evaluatiebrief. Om de brief overzichtelijk te houden en ervoor te zorgen dat die goed op het gesprek aansluit, is het opmerkingenveld beperkt tot een maximum aantal karakters van 750.

Moet de evaluatiebrief ook door mij als medewerker getekend worden?

Ja. Het is belangrijk dat de medewerker ook ondertekent. Zo wordt wederzijds aangegeven akkoord te gaan met de manier waarop het gesprek is vastgelegd. Mocht de medewerker zich niet helemaal herkennen in het verslag, dan heeft die de mogelijkheid dat aan te geven; er moet dan ook een reden worden opgegeven. De leidinggevende krijgt hiervan bericht, zodat een passende oplossing kan worden gezocht.

Voor de leidinggevende

Kan ik de brieftekst aanpassen?

Nee, het is niet mogelijk de brieftekst aan te passen. Wel kan nuance worden aangebracht door opmerkingen op te nemen in de opmerkingenvelden van het formulier.

Moet de evaluatiebrief ook door de medewerker getekend worden?

Ja. Het is belangrijk dat de medewerker die ook tekent. Zo wordt wederzijds aangegeven akkoord te gaan met de manier waarop het gesprek is vastgelegd. Mocht de medewerker zich niet helemaal herkennen in het gespreksverslag, dan heeft die de mogelijkheid dat aan te geven; er moet dan ook een reden worden opgegeven. De leidinggevende krijgt hiervan bericht, zodat een passende oplossing kan worden gezocht.

Hoe weten medewerkers waar ze op worden beoordeeld?

Voor medewerkers is het goed om het functie- of competentieprofiel door te nemen, zodat duidelijk is wat er wordt verwacht en waarop men wordt beoordeeld. Deze informatie kan de medewerker terugvinden in zijn/haar persoonlijke dashboard. Om medewerkers goed te informeren over de punten waarop ze worden beoordeeld, kan ook een Planningsgesprek worden gevoerd. In dat gesprek kunnen bijvoorbeeld expliciet doelen worden gesteld, die tijdens latere gesprekken samen kunnen worden besproken. Voert je bedrijf nog geen Planningsgesprekken, dan kunnen die eenvoudig worden toegevoegd aan de evaluatiecyclus via het beheer-menu.

Hoe helpt Pulse bij het opbouwen van een dossier als het met een medewerker niet loopt zoals zou moeten?

Pulse is zo opgebouwd dat de brief en het formulier voldoen aan de juridische eisen van dossiervorming. Zorg er wel voor dat er duidelijke afspraken worden gemaakt over de verbeterpunten, zowel in het functioneringsgesprek als bij tussentijdse evaluatiemomenten. Doordat de gespreksverslagen altijd tweezijdig ondertekend worden, is altijd duidelijk dat de medewerker op de hoogte was.

Ik wil graag weten hoe mijn team op elke competentie scoort. Kan dat?

Ja. Als je leidinggevende van het team bent kan dat via het Team-dashboard. De spiderchart in het blok "Ontwikkeling team" laat voor elke competentie de gemiddelde scores van het team zien. Zo zie je in één oogopslag waar de kracht van het team ligt en of er competenties zijn die verder ontwikkeld moeten worden. Je kunt daarbij ook filters gebruiken.

Kunnen ziekteverlof en te laat komen in Pulse worden geregistreerd?

Dat kan via het gespreksonderwerp 'Verzuim', een module die kan worden opgenomen in de Pulse-evaluatie en de brief. Het toevoegen van het betreffende onderwerp kan alleen door de beheerder van jouw Pulse-omgeving via het beheer-menu.

Kan ik de competenties van een medewerker aanpassen?

Nee. Competenties zijn niet gekoppeld aan specifieke medewerkers, maar aan een functie of functieprofiel. Zo kunnen medewerkers met dezelfde functie gelijk beoordeeld worden en met elkaar worden vergeleken.

Hoewel competenties in het Pulse-systeem heel zorgvuldig aan specifieke functies zijn gekoppeld aan de hand van wetenschappelijk onderzoek, kan het voorkomen dat een competentieprofiel ontbreekt of niet helemaal aansluit op de wensen binnen jouw organisatie. De competentieprofielen zijn dan eenvoudig toe te voegen of te wijzigen op de pagina 'bedrijfsfuncties' in het beheer-menu. Het beheren van de competentieprofielen kunnen alleen de HR-verantwoordelijken (beheerders) van jouw Pulse-omgeving.

Wat houdt een 90°- gesprek (eenzijdig) in?

Bij een 90°- gesprek (eenzijdig) geeft alleen de leidinggevende een oordeel over de medewerker; de medewerker beoordeelt zichzelf dus niet. Dit gesprek hoeft niet voorbereid te worden in Pulse. Het is wel verstandig dat de leidinggevende en medewerker het formulier van te voren bekijken, zodat zij weten waarop beoordeeld wordt. Tijdens het gesprek kan via Pulse het formulier ingevuld en besproken worden.

Wat houdt een 180°- gesprek (tweezijdig) in?

Bij een 180°- gesprek (tweezijdig) geeft niet alleen de leidinggevende een oordeel over de medewerker, maar beoordeelt de medewerker ook zichzelf. Voorafgaand aan het gesprek vullen de leidinggevende én de medewerker via Pulse een evaluatieformulier in. Tijdens het gesprek laat Pulse de overeenkomsten en verschillen in beoordeling zien, waarna die verder kunnen worden besproken.

Wat wordt bedoeld met POP-acties?

POP-acties zijn de afspraken die tijdens het gesprek worden gemaakt over de verdere ontwikkeling van de medewerker. Denk bijvoorbeeld aan een training of extra begeleiding door een collega. Op het evaluatieformulier kunnen POP-acties worden opgenomen. Alle afspraken samen vormen een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP).

Wat wordt bedoeld met operationele doelstellingen?

Operationele doelstellingen geven concrete doelen aan die met de medewerker zijn afgesproken. Bijvoorbeeld het afronden van een bepaalde taak of het verhogen van de productie. Gedurende het jaar wordt gekeken of dit doel wordt gehaald en in het volgende gesprek worden de resultaten besproken en worden eventueel nieuwe doelen gesteld.

Het evaluatieformulier biedt bij elke vraag ook ruimte voor opmerkingen. Wat kan ik daar kwijt?

Met opmerkingen kun je nuances aanbrengen op de vragen of afspraken vastleggen die niet in het Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP) horen. Na het gesprek genereert Pulse automatisch een evaluatiebrief. Om de brief overzichtelijk te houden en ervoor te zorgen dat die goed op het gesprek aansluit, is het opmerkingenveld beperkt tot een maximum aantal karakters van 750.

Welke competentie-scores kan ik geven?

Er zijn vijf scores:

1) Onvoldoende: niet voldaan aan de eisen van de functie en het functioneren moet drastisch verbeteren.

2) Matig: voldaan aan de eisen van de functie, maar op een aantal (belangrijke) punten verbetering gewenst.

3) Voldoende: werk wordt goed gedaan en eventuele afspraken uit het functioneringsgesprek worden nagekomen.

4) Goed: medewerker presteert beter dan vereist, vakkennis is goed op orde en eventuele afspraken uit eerdere evaluatiemomenten en worden prima nagekomen.

5) Zeer goed: medewerker voert taken vakkundig en efficiënt uit en komt eventuele afspraken uit eerdere evaluatiemomenten uitstekend na.

Voor de bedrijfsbeheerder

Hoe voeg ik een nieuwe medewerker toe?

Dat kan alleen als je Bedrijfsbeheerder bent. Klik dan in het Bedrijfsbeheerder-dashboard op de knop 'Toevoegen' in het Medewerkersscherm. Dan verschijnt een pop-up waar naam, achternaam en e-mailadres van de medewerker kunnen worden ingevuld. Ook kunnen daar leidinggevende, functie en niveau worden ingevoerd. Let op: koppel de nieuwe medewerker aan de evaluatiecyclus die van toepassing is!

Hoe verander ik de functie van een medewerker?

Dat kan alleen als je Bedrijfsbeheerder bent. Klik dan in het Bedrijfsbeheerdashboard op het potlood-icoontje bij de betreffende medewerker in het scherm Medewerkers. Daar kan o.a. de functie worden aangepast. Het is belangrijk dat de medewerker altijd aan de goede functie is gekoppeld, zodat Pulse de competenties gebruikt die bij die functie horen.

Hoe verwijder ik een medewerker?

Dat kan alleen als je Bedrijfsbeheerder bent. Klik in het beheer-menu op de pagina 'Rollen' bij de betreffende medewerker op het prullenbak-icoontje.

LET OP: als een medewerker wordt verwijderd, komt die niet meer voor in de lijst met medewerkers. Ook zijn de rapporten/brieven van de medewerker dan niet meer terug te vinden in Pulse.

Ons advies: Wij raden altijd aan gebruik te maken van de 'actief/inactief' functionaliteit. Daarmee wordt de medewerker inactief gemaakt en kan hij/zij vervolgens niet meer inloggen in Pulse. Het dossier blijft bewaard en er worden geen abonnementskosten voor de betreffende medewerker meer in rekening gebracht.

Kan ik de competenties van een medewerker aanpassen?

Nee. Competenties zijn niet gekoppeld aan specifieke medewerkers, maar aan een functie of functieprofiel. Zo kunnen medewerkers met dezelfde functie gelijk beoordeeld worden en met elkaar worden vergeleken.

Hoewel competenties in het Pulse-systeem heel zorgvuldig aan specifieke functies zijn gekoppeld aan de hand van wetenschappelijk onderzoek, kan het voorkomen dat een competentieprofiel ontbreekt of niet helemaal aansluit op de wensen binnen jouw organisatie. De competentieprofielen zijn dan eenvoudig toe te voegen of te wijzigen op de pagina 'bedrijfsfuncties' in het beheer-menu. Het beheren van de competentieprofielen kunnen alleen de HR-verantwoordelijken (beheerders) van jouw Pulse-omgeving.

Zie: "Kan ik de competenties van een functie wijzigen?"

Kan ik de competenties van een functie wijzigen?

Ja. De competentieprofielen zijn op functieniveau te wijzigen op de pagina 'bedrijfsfuncties' in het beheer-menu. Op deze pagina kan je competentieprofielen wijzigen, verwijderen of toevoegen. Er is keuze uit ruim 55 competenties uit de categorieën: Sociaal, Leiderschap, Werkethiek, Analytisch vermogen en Commercie.

In de nabije toekomst wordt het voor de beheerder mogelijk om zelf ook competenties aan te maken en te selecteren. Daarbij wordt er gevraagd om een competentieomschrijving, -vragen, -stellingen, -feedbackintroductie en briefteksten zelf in te voeren.

Kan ik een nieuwe functie aanmaken?

Ja. Als er in het bedrijf een nieuwe functie ontstaat, kan je de betreffende functie zelf in Pulse aanmaken via de pagina 'bedrijfsfuncties' in het beheer-menu. Er wordt gevraagd om een functietitel, functieomschrijving en de competenties. Zie 'Kan ik Operationele doelstellingen aanmaken en/of aanpassen?', voor het toevoegen van bijbehorende (functie-gerelateerde) operationele doelstellingen.

Echter beschikt Pulse ook over een uitgebreide database van functieprofielen met daaraan gekoppelde competenties. Waarschijnlijk komt de nieuwe functie daar al in voor. Team Pulse voorziet je graag van advies!

Kan ik Operationele doelstellingen aanmaken en/of aanpassen?

Ja. Functie-doelstellingen zijn aan functies gekoppeld en kunnen dus voor meerdere medewerkers gebruikt worden. Individuele doelstellingen zijn specifiek voor een medewerker aangemaakt. Via "Toevoegen" kan je nieuwe functie-doelstellingen invoeren. Individuele doelstellingen kunnen tijdens het gesprek met de medewerker worden aangemaakt. Onder "Operationele doelstellingen - relatie" kan je aangemaakte functie-doelstellingen koppelen aan een functie. Elke medewerker met die functie zal de doelstelling tijdens de volgende gesprekken dan te zien krijgen. Doelstellingen kunnen aan meerdere functies worden gekoppeld.

Wat gebeurt er als een medewerker in dienst treedt?

Nieuwe medewerkers worden door de Bedrijfsbeheerder in Pulse ingevoerd (zie 'Hoe voeg ik een nieuwe medewerker toe?'). De betreffende leidinggevende ontvangt per e-mail bericht dat een nieuw teamlid is toegevoegd. Vanaf dan kunnen afspraken voor gesprekken worden gemaakt.

LET OP: wijzigingen in het personeelsbestand zijn van invloed op de licentiekosten. Pulse checkt aan het begin van elke maand hoeveel medewerkers er in Pulse staan geregistreerd als 'in dienst'. Pulse past het licentiebedrag automatisch aan. Zorg er daarom voor dat wijzigingen in personeel tijdig in Pulse worden ingevoerd.

Wat gebeurt er als een medewerker uit dienst treedt?

Als medewerkers uit dienst gaan zijn er twee mogelijkheden. De medewerker kan verwijderd worden (het volledige dossier van de medewerker wordt dan verwijderd) of de beheerder maakt de medewerker 'inactief'. Het dossier van de medewerker wordt dan gearchiveerd en is niet meer zichtbaar voor de leidinggevende, maar nog wel terug te vinden voor directieleden en de HR-verantwoordelijke(n) (zie 'Hoe verwijder ik een medewerker?').

LET OP: wijzigingen in het personeelsbestand zijn van invloed op de licentiekosten. Pulse checkt aan het begin van elke maand hoeveel medewerkers er in Pulse staan geregistreerd als 'in dienst'. Pulse past het licentiebedrag automatisch aan. Zorg er daarom voor dat wijzigingen in personeel tijdig in Pulse worden ingevoerd.

Voor de directeur

Kan ik op medewerker niveau zien wat er is afgesproken in het evaluatiemoment?

Zeker. Je kunt als directielid op medewerker niveau en op teamniveau door Pulse heen filteren. Alle gegevens zijn voor jou inzichtelijk. Deze pagina vind je in het directeursdashboard onder 'bedrijfshiërarchie'.